Das komplizierteste am WOWIS ist eindeutig sein Name. Denn das „Wohnungswirtschaftliche Informationssystem“ der Wohnbaugruppe ENNSTAL ist einfach zu handhaben und bietet ihren Kunden zahlreiche Verbesserungen und Erleichterungen.
Die Digitalisierung stand bei der Wohnbaugruppe ENNSTAL schon immer ganz oben auf der Prioritätenliste. Das ist auch ein Grund dafür, dass man immer einen Schritt voraus war – und so ist es heute noch. So bietet das WOWIS – das Wohnungswirtschaftliche Informationssystem der Wohnbaugruppe ENNSTAL weit mehr als „nur“ eine digitale Jahresabrechnung für den Kunden. Es ist gewissermaßen eine Rundum-Lösung für Buchhaltung, Hausverwaltung, Bauleitung und Marketing.
„Wir haben sehr viel selbst entwickelt und programmiert“, betont Alois Oberegger, als Vorstandsdirektor unter anderen verantwortlich für den IT-Bereich. „Wir haben die technischen Errungenschaften genutzt und können heute unseren Kunden weit mehr bieten als andere Hausverwaltungen.“ So erhält z. B. jeder Kunde seine Jahresabrechnung individualisiert, sehr anschaulich und verständlich in einem personalisierten Wohnjournal. Auf den ersten Blick ist klar zu erkennen, ob es sich um ein Guthaben oder eine Nachzahlung handelt. „Wir gehen da viel weiter, als es uns die Norm vorschreibt.“
Jeder Kunde hat aber auch die Möglichkeit, direkt über einen QR-Code auf die Langfassung seiner Abrechnung zu kommen.
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Hier befinden sich sämtliche Belege, die hinter der Jahresabrechnung liegen.
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So kann man beispielsweise bei der Müllgebühr direkt in die Originalrechnung der Stadt Graz für dieses Haus einsehen.
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Auch bei Reparaturen ist die Rechnung des Lieferanten hinterlegt, evtl. mit Anmerkungen des Hausverwalters zum besseren Verständnis. Ein weiterer Bonus, den das WOWIS ermöglicht, ist neben der genauen Darstellung der Rücklagenentwicklung für jede Wohnanlage.
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Ebenso die Bereitstellung von 3-Jahres-Vergleichen – für jede Wohnung grafisch dargestellt und damit sehr übersichtlich. So kann man sich ansehen, wie sich eine bestimmte Kostenstellen (z.B. Müllgebühren) in den letzten Jahren entwickelt hat und eventuelle Ausreißer sind so oft leicht erklärt. Das alles bedeutet maximale Transparenz und erhöht nachweislich das Vertrauen der Kunden.
Anrufe und Rückfragen zur Jahresabrechnung haben daher seit der Einführung dieses Systems signifikant abgenommen. Die verbleibenden Anrufe sind zudem viel zielgerichteter und auch entspannter. Denn nicht nur die Kunden haben sich zuvor informiert und die entsprechenden Belege online angesehen. Auch die Mitarbeiter der Wohnbaugruppe ENNSTAL greifen intern allesamt auf den gleichen nahezu vollständig digitalisierten Datenbestand. Es gibt nämlich nur eine Datenbank, auf die sowohl Buchhaltung, Hausverwaltung, Marketing etc. zugreifen. Durch diese Vernetzung werden Redundanzen vermieden – jeder Mieter ist nur ein einziges Mal im System erfasst – und Informationen können sehr gezielt abgerufen und damit Anfragen entsprechend rasch geklärt werden.
Diese Möglichkeit, bezogen auf sein Objekt, hat auch jeder Kunde der Wohnbaugruppe ENNSTAL. Jederzeit und allerorts kann er über die Website des Unternehmens mittels Kunden-Login alle Informationen und Dokumente betreffend seine Wohnung bzw. das Wohnhaus in dem diese liegt einsehen. Denn schon heute sind alle Rechnungen, Vorschreibungen und Abrechnungen der letzten 10 Jahre online abrufbar. So kann der Kunde alle Daten auch in einen historischen Verlauf einsehen und spart sich dennoch jede Ablage. „Was auch unserem Ziel entspricht Prozesse zu digitalisieren, zu beschleunigen und möglichst papierarm zu arbeiten“, so Oberegger. „Daher sind auch jetzt schon viele Mitarbeiter vor Ort mit mobilen Devices, wie iPads, ausgestattet und sparen sich die Mitnahme diverser Unterlagen bzw. Rückrufe in unseren Büros.“
Letztlich ergibt sich durch die Digitalisierung eine enorme Arbeitserleichterung und Entlastung der Mitarbeiter der Wohnbaugruppe ENNSTAL. „Sie soll aber nicht den persönlichen Kontakt zu unseren Kunden ersetzten – im Gegenteil: durch die Digitalisierung bleibt unseren Mitarbeitern mehr Zeit und so kann der Kundenkontakt intensiviert und diese Zeit in persönliche Gespräche investiert werden“, betont Oberegger.
Zeit und Nerven spart auch die automatische Verwaltung der Mietwohnungen. Musste man früher noch jede freie Wohnung händisch ins System eingeben, um sie dann auf dem Wohnungsmarkt anbieten zu können, läuft dieser Vorgang nun vollautomatisch. Sogar eine Schnittstelle zum Anbieter Willhaben wurde programmiert. Eine enorme Erleichterung bei 200 bis 300 Wohnungen der Wohnbaugruppe ENNSTAL, die sich täglich auf dem Markt befinden. Und beste Chancen für alle, die noch keine Kunden der Wohnbaugruppe ENNSTAL sind, sich aber möglichst bald selbst von deren zukunftsträchtigen Services überzeugen wollen. Schließlich soll der Kundenstock genauso sukzessive ausgebaut werden wie die Services.